各学院、南湖学院：

为切实做好2018届毕业生档案归档整理及档案转迁工作，确保2018届毕业生离校工作平稳顺利开展，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案归档整理

大学毕业生档案材料主要包括：毕业生登记表、毕业生体检表、实习鉴定表、学籍表、成绩表、学士学位申请表、就业通知书及奖惩材料等。部分毕业生还可能包括：高中毕业材料、教师资格认定申请表等。

为保证2018届毕业生档案归档整理工作有序开展，保证毕业生档案材料完整无缺，毕业生档案归档整理工作分二级学院归档整理和学生档案室归档整理两个阶段完成。

第一阶段：二级学院归档整理

各二级学院负责本单位2018届毕业生档案归档整理工作。

学校档案馆印制了毕业生学籍袋，各单位就业专干要组织好毕业生将毕业生本人在校学习期间的档案归档整理后，装入毕业生学籍袋。内容包括以下材料（六样）：毕业生登记表、毕业前体检表、各科学业成绩登记表、实习鉴定表、学生学籍表、学士学位申请表等，对应已装袋材料在档案袋封面标记“√”，并做好复核。档案材料完整的，各学院要做好密封，贴封条，并加盖学院骑缝章，按班级顺序登记2018届毕业生学籍档案整理情况登记表（附表1）。

档案材料不完整的，各学院要做好登记和保管，待材料完整后，贴封条密封，转交学校档案馆的学生档案室。

党员毕业生入党档案材料不放入学籍袋，放所在二级学院，由党员毕业生本人自行领走，交到其户籍所在地的相应社区（村镇），进行党员监管。

第二阶段：档案室归档整理

各单位就业专干将密封完整的毕业生档案材料和2018届毕业生本科阶段档案归档整理情况登记表转交学校档案馆的学生档案室，办理档案移交手续。

请各单位就业专干于6月5日至15日派专人到东院综合楼二楼学生档案室，组织、协调、检查毕业生档案装袋工作（如时间有变化，将另行通知）。

二、毕业生档案转迁

1、毕业生档案转迁的原则

（1）毕业生档案转迁尊重本人意愿，由毕业生本人提供档案邮寄单位和地址；

（2）办理了就业报到证的毕业生必须办理毕业生档案转迁手续；

（3）未办理档案转迁手续的毕业生档案两年择业期满后，转迁原籍。

2、毕业生档案转迁手续办理流程

毕业生档案转迁一律采取特快专递EMS邮寄（特殊情况需报各单位审批同意后，统一处理），邮寄实行一人一个信封一个快递单号，不得夹寄。

就业办公系统中毕业去向为“派遣”及“升学”，以及毕业去向为“回原籍”但需将档案转迁至人事档案管理服务机构的毕业生须本人填写EMS快递单，各学院做好配套信息登记，填写“湖南理工学院2018届毕业生档案转迁情况汇总表”（附表2），确保档案去向清晰明了，档案室确认收到毕业生填写的EMS快递单及汇总表后，统一邮寄完整档案。

未填写EMS快递单且就业办公系统中毕业去向为“回原籍”的毕业生档案由学校统一邮寄到生源所在地、市毕业生就业主管部门。

毕业去向为“中心托管”的毕业生的档案由档案室统一整理后转送湖南省就业指导中心，学生无需填写EMS快递单，但必须填写省就业中心档案托管协议书。

申请暂缓派遣的毕业生，学校档案室负责免费保管其档案两年，两年后（择业期满）将档案转迁至毕业生生源所在地的地、市毕业生就业主管部门。

为确保毕业生档案真实有效的转迁,2018届毕业生不得办理档案自带手续,不能如期毕业的学生不能办理档案转迁。

学校集中办理毕业生档案转迁期间，为保证工作有序进行，避免拥挤和混乱，不接受毕业生个人办理。7月1日之后为毕业生个人办理时间，须出示毕业证、商调函才能办理档案转迁手续。

三、学校档案馆联系方式

毕业生档案工作联系人：田老师0730-8640149 V网：68557

附件：1.湖南理工学院2018届毕业生档案整理情况登记表

2.湖南理工学院2016届毕业生档案转迁情况汇总表

中共湖南理工学院委员会办公室湖南理工学院校长办公室

2018年4月16日